Quy định về giấy giới thiệu như thế nào ?

Giấy giới thiệu trên thực tế là một loại giấy tờ khá phổ biến trên thực tế đời sống hiện nay. Tuy nhiên, không phải ai cũng có những cập nhật về quy định của pháp luật về vấn đề này.

Chính vì thế, trong bài viết hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp tới quý bạn đọc một số vấn đề: Quy định về giấy giới thiệu.

Quy định về giấy giới thiệu

Từ khi Nghị định số 30/2020/ND-CP quy định về công tác văn thư ban hành ngày 05 tháng 03 năm 2020, thì những quy định về Giấy giới thiệu cũng có sự thay đổi và chi tiết hơm. Nhưng quy định của pháp luật về Giấy giới thiệu, cụ thể:

Thứ nhất: Quy định về Kỹ thuật trình bày Giấy giới thiệu

– Quy định chung được quy định như sau:

+ Khổ giấy: Khổ A4 (210mm x 297mm).

+ Định dạng lề trang: Cách lề trên và lề dưới 20 – 25mm, cách lề trái 30 – 35mm, cách lễ phải 25-20mm.

+ Kiểu trình bày: Theo chiều dài của Khổ A4.

+ Phông chữ: Phông chữ tiếng Việt (Times New Roman), bộ mã kts tự Unicode theo tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001, màu đen.

– Quốc hiệu và tiêu ngữ:

+ Quốc hiệu: Được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12 – 13, kiểu chữ đứng, đạm và ở phía trên cùng, bên phải trang đầu tiên của mẫu Giấy giới thiệu.

+ Tiêu ngữ: Được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ từ cụm từ được viết hoa, giữa các cụm từ có gạch nối, có cách chữ, phía dưới có đường kẻ gnang, nét liền, có độ dài của dòng chữ.

Thứ hai: Quy định về Số và ký hiệu của Giấy giới thiệu.

– Ký hiệu của Giấy giới thiệu:

+ Số, ký hiệu của Giấy giới thiệu được đặt cạnh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản. Số được trình bày bằng chữ in thường, cỡ chữ số 13, kiểu chữ đứng; sau từ số có dâu hai chấm, những số nhỏ hơn 10 phải ghi 0 phía trước.

+ Gồm chữ viết tắt Giấy giới thiệu và chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước có thẩm quyền ban hành.

+ Chữ viết tắt tên cơ quan, tổ chức và các đơn vị trong mỗi cơ quan, tổ chức hoặc lĩnh vực do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định cụ thể, chú ít trfnh bày ngắn gọn và dễ hiểu.

– Số của Giấy giới thiệu:

Là số thứ tự văn bản do Cơ quan, tổ chức ban hành trong một năm được đăng ký tại Văn thư cơ quan theo quy định, được ghi bằng chữ số Ả rập. Trong trường hợp các Hội đồng, ban, tổ chức của cơ quan, tổ chức được sử dụng con dấu, chữ ký số của Cơ quan, tổ chức để ban hành văn bản thì phải lấy hệ thống số riêng.

Thứ ba: Quy định về Tên cơ quan, tổ chức ban hành Giấy giới thiệu.

– Tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp ở địa phương có thêm tên tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hoặc huyện, quận, thị xã, thành phố thuộc tỉnh, thành phố thuộc thành phố trực thuộc Trung ương hoặc xã, phường, thị trấn nơi cơ quan, tổ chức ban hành Giấy giới thiệu đóng trụ sở.

– Tên co quan, tổ chức ban hành Giấy giới thiệu là tên chính thức, đầy đủ của cơ quan, tổ chức hoặc chức danh Nhà nước của người có thẩm quyền ban hành văn bản. Tên cơ quan, tổ chức ban hành Giấy giới thiệu bao gồm: Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản và tên của cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp.

– Giấy giới thiệu được trình bày bằng chữ in hoa, cỡ chữ từ 12-13, kiểu chữ đứng, đậm, được đặt canh giữa dưới tên cơ quan, tổ chức chủ quản trực tiếp, phía dưới có đường kẻ ngang, nét liền, có độ dài bằng từ 1/3 đến ½ độ dài của dòng chữ và đặt cân đối so với dòng chữ.

Thứ tư: Quy định về Nội dung và Chức vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền.

– Nội dung được trình bày bằng chữ in thường, được căn đều cả hai lề, kiểu chữ đứng; cỡ chữ từ 13 – 14, khi xuống dòng lùi vào 1cm hoặc 1.27cm, khoảng cách giữa các đoạn văn tối thiểu là 6pt, khoảng cách giữa các dòng tối thiểu là dòng đơn, tối đa là 1.5 lines.

– Việc ghi quyền hạn của người ký được thực hiện, cụ thể:

+ Trường hợp được giao quyền cấp trưởng thì ghi chữ viết tắt vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Ký thừa ủy quyền thì phải ghi chữ viết tắt “TUQ” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Ký thay mặt tập thể thì phải ghi chữ viết tắt “TM” vào trước tên tập thể lãnh đạo hoặc tên cơ quan, tổ chức.

+ Ký thừa lệnh thì phải ghi chữ viết tắt “TL” vào trước chức vụ của người đứng đầu cơ quan, tổ chức.

+ Trường hợp ký thay người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì phải ghi chữ viết tắt “KT” vào trước chức vụ của người đứng đầu. Cấp phó được giao phụ trách hoặc điều hành thì thực hiệ ký như cấp phó ký thay cấp trưởng.

– Chức vụ, chức danh và họ tên của người ký:

+ Chức vụ của người ký văn bản do Hội đồng hoặc Ban chỉ đạo của Nhà nước ban hành mà lãnh đạo Bộ làm Trưởng ban hoặc Phó Trưởng ban, chủ tịch hoặc phó chủ tịch Hội đồng phải ghi rõ chức vụ và tên cơ quan, tổ chức nơi lãnh đạo Bộ công tác phía trên họ và tên người ký.

+ Những tổ chức tư vấn được phép sử dụng con dấu của cơ quan, tổ chức thì ghi chức danh của người ký trong tổ chức tư vấn và chức vụ trong cơ quan, tổ chức.

Thứ năm: Quy định về thời gian và địa danh ban hành giấy giới thiệu.

– Thời gian ban hành Giấy giới thiệu:

Là ngày/tháng/năm được ban hành, thời gian ban hành được viết đầy đủ, các số thể hiện ngày/tháng/năm dùng chữ số Ả Rập, những số thể hiện ngày nhỏ hơn 10 phải ghi thêm 0 vào trước.

– Địa danh ghi trên giấy giới thiệu:

+ Với những đơn vị hành chính được đặt theo tên người, bằng chữ số hoặc sự kiện lịch sử thì phải ghi tên gọi đầy đủ của đơn vị hành chính đó.

+ Địa danh ghi trong Giấy giới thiệu của các cơ quan, tổ chức, đơn vị lực lượng vũ trang nhân dân thuộc phạm vi quản lý của Bộ Công an, Bộ Quốc phòng được thực hiện theo quy định của pháp luật và quy định cụ thể.

+ Cơ quan Nhà nước ở trung ương ban hành là tên gọi chính thức của tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi cơ quan ban hành văn bản đóng trụ sở.

Cuối cùng: Quy định về nơi nhận.

Nơi nhận văn bản bao gồm:

– Nơi để thực hiện.

– Nơi nhận để kiểm tra, giám sát, báo cáo, trao đổi công việc, để biết.

– Nơi nhận để lưu văn bản.

Như vậy, Quy định về Giấy giới thiệu đã được chúng tôi trình bày trong bài viết phía trên. Trong bài viết chúng tôi đã nêu ra các quy định về Giấy giới thiệu mới nhất của pháp luật hiện hành.

->>> Tham khảo thêm : Giấy ủy quyền