Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty

Lễ kỷ niệm thành lập công ty là một sự kiện quan trọng bậc nhất của các công ty mỗi dịp cuối năm. Tuy nhiên, chưa chắc bạn đã có những ý tưởng tốt cho một buổi lễ quan trọng như thế.

Chính vì thế, trong bài viết hôm nay chúng tôi sẽ cung cấp tới quý bạn đọc một số nội dung liên quan đến vấn đề: Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty.

Khái niệm lễ kỷ niệm thành lập công ty:

Tổ chức lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty là một sự kiện vô cùng quan trọng đối với các doanh nghiệp lớn. Thông thường, vào các dịp 05 năm, 10 năm, 15 năm… các công ty, tập đoàn thường tổ chức buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập.

Buổi lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty là dịp tri ân, đánh dấu, ôn lại và đánh giá những kết quả đạt được của công ty; tập đoàn trong thời gian vừa qua đồng thời cũng là thời gian mà ban lãnh đạo cùng toàn thể nhân viên có thể cùng nhau để bước vào một chặng đường phát triển mới. Nhiều thách thức, nhiều thành công hơn trong thời gian tới.

Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty:

– Mục đích, mục tiêu của sự kiện:

Đối với bất cứ sự kiện nào, trước khi tổ chức cũng cần xác định lại mục đích và mục tiêu cơ bản để định hướng cho toàn bộ quá trình lên kế hoạch và triển khai sự kiện. Thông thường ở bước này, bộ phận tổ chức sẽ trao đổi trực tiếp với ban lãnh đạo công ty để hiểu rõ hơn về các yêu cầu cần đạt được trong sự kiện.

– Xác định thời gian tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty:

Để công tác tổ chức diễn ra được suôn sẻ quý bạn đọc nên chuẩn bị thời gian sao cho đủ. Để chuẩn bị các khâu như trang trí, sắp xếp chỗ ngồi cho khách mời, hay tập dượt trước khi tổ chức bao gồm:

+ Thời gian diễn ra khai mạc.

+ Thời gian làm lễ và phát biểu trước khi biểu diễn.

+ Trao quà tri ân.

+ Gửi thiệp mời cho khách.

Gửi thiệp mời tưởng chừng như đơn giản nhưng nó đòi hỏi nội dung và yêu cầu những chú ý đặc biệt nhất. Quý bạn đọc hãy chuẩn bị bài viết trong thiệp mời sao cho cô đọng và đầy đủ ý nhất, việc này cần làm sau khi quý bạn đọc đã lên kế hoạch ngày và giờ cụ thể cho lễ kỷ niệm thành lập công ty.

Công ty cũng nên gửi giấy mời cho nhân viên để thể hiện sự tôn trọng. Còn đối tác hay khách mời của công ty nên chủ động mời sớm hơn trước 01 đến 02 tuần, để khách hàng có thể chuẩn bị thời gian để đến với buổi lễ kỷ niệm công ty đúng giờ.

– Chuẩn bị quà tặng, thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm:

+ Để cho buổi lễ đến tiết mục trao tặng thật ý nghĩa quà tặng tri ân khách mời hay nhân viên công ty nên chuẩn bị trước. Còn vật phẩm ở đây là hoa, banner sự kiện hay ghế ngồi, âm thanh, ánh sáng, các tiết mục văn nghệ (nếu có)… Thì công ty có thể đặt tại đơn vị cung cấp dịch vụ sẽ hợp lý và chu đáo hơn.

+ Các món quà tặng phụ thuộc vào chi phí của doanh nghiệp. Nhưng đa phần là các ấn phẩm mang dấu ấn của doanh nghiệp. Có thể kết hợp với các chương trình trò chơi may mắn để tăng thêm phần thú vị.

+ Bên cạnh đó, thức ăn phục vụ cho buổi lễ kỷ niệm vô cùng quan trọng. Cần phải đảm bảo an toàn vệ sinh thực phẩm, đa dạng món ăn cho khách mời.

– Lựa chọn đối tác tổ chức sự kiện:

Tùy vào quy mô và đối tượng tham dự sự kiện, công ty có thể lựa chọn hình thức tự tổ chức vớiq uy mô nhỏ và trong phạm vi nội bộ. Tuy nhiên, do tính chất và ý nghĩa quan trọng của sự kiện này, đa phần các doanh nghiệp thường phối hợp với các agency để tiết kiệm nguồn lực (thời gian, chi phí…). đồng thời, đảm bảo hạn chế các rủi ro có thể xảy ra để chương trình diễn ra được thành công tốt đẹp.

– Nhân sự tổ chức sự kiện lễ kỷ niệm thành lập công ty:

Nhân sự tổ chức hay còn là ban tổ chức bao gồm: nhân sự phụ trách mảng truyền thông – sự kiện của doanh nghiệp và nhân sự của agency tổ chức sự kiện. Các nhân sự này sẽ là người chịu trách nhiệm chính cho sự kiện, làm việc trực tiếp với các cấp lãnh đạo, nhà cung ứng cũng như các bộ phận liên quan. Thông thường, sự kiện lễ kỷ niệm ngày thành lập công ty thường được tổ chức với quy mô. Do đó, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa doanh nghiệp và agency tổ chức, cũng như phân công nghiệp vụ cụ thể, rõ ràng cho từng cá nhân trong ban tổ chức.

– Kịch bản tổng thể chương trình lễ kỷ niệm:

Kịch bản là một phần quan trọng trong công tác tổ chức sự kiện. Nên xây dựng kịch bản tổng thể bao gồm các ý tưởng, chủ đề, nội dung chính cho trình trước. Sau khi được duyệt thì nhà tổ chức mới bắt tay vào viết kịch bản chi tiết cho lễ kỷ niệm.

– Truyền thông cho sự kiện:

Hoạt động truyền thông cho sự kiện có phạm vi khá rộng, bao gồm: gửi thư mời, thông cáo báo chí cho kiện đến việc đăng tin tức trên các phương tiện truyền thông. Bện cạnh các hạng mục truyền thông quen thuộc như bandroll, banner, cờ,… còn có các kênh truyền thông trực tuyến doanh nghiệp có thể sử dụng như quảng bá trên website, mạng xã hội, trang thông tin trực tuyến…

– Timeline cho từng hạng mục công việc:

Dựa trên kịch bản tổng thể, người tổ chức cần xác định rõ ràng các nội dung cần thực hiện, cũng như xác định các mốc thời gian cho từng hạng mục sự kiện. Điều này giúp đảm bảo các hạng mục được thực hiện theo đúng tiến độ, dễ dàng kiểm tra và theo dõi.

– Tổng duyệt chương trình lần cuối:

Cuố cùng, phần tổng duyệt chương trình trước khi sự kiện diễn ra sao cho phù hợp nhất. Phối hợp nhịp nhàng giữa các tiết mục trình diễn cũng như đảm bảo buổi lễ kỷ niệm được diễn ra đúng trình tự, suốn sẻ theo kế hoạch nội dung đã đề ra.

Như vậy, Kế hoạch tổ chức lễ kỷ niệm thành lập công ty đã được chúng tôi giới thiệu trong bài viết phía trên. Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đưa ra tầm quan trọng của lễ kỷ niệm thành lập công ty.

->>> Tham khảo thêm: Thay đổi đăng ký kinh doanh